Privacybeleid

PRIVACY

Versie januari 2025

 

Je wilt je ook online vrijelijk kunnen bewegen

Je bezoekt mijn LinkedIn profiel voor informatie. Bij nadere interesse doe jij of je werkgever telefonisch of per mail een aanvraag voor een kennismakingsgesprek, intake of een uitnodiging voor een assessment center onderzoek of training. Daarbij laten jij of je werkgever online sporen na en/of persoonlijke gegevens achter.

Je gegevens worden zorgvuldig, vertrouwelijk en respectvol behandeld

Uiteraard. Als jij of je werkgever een kennismakingsgesprek aanvraagt, gebruik ik je emailadres of telefoonnummer om contact met je op te nemen. De persoonlijke toelichting die je er eventueel bij vermeldt, verlaat mijn mailbox niet.

Over welke persoonsgegevens gaat het precies?

Doordat je gebruik maakt van de diensten van IKO, worden je persoonsgegevens verwerkt: voor- en achternaam, adresgegevens, telefoonnummer, e-mailadres, IP-adres en gegevens over je activiteiten op LinkedIn.

Waarom worden die opgevraagd?

Om contact met je op te nemen en om de dienstverlening te kunnen uitvoeren (een coachingstraject, assessment of training/groepsbijeenkomst). Ik gebruik je naam en contactgegevens logischerwijs om contact te onderhouden en je te informeren over relevante, aan de begeleiding gerelateerde zaken. De begeleiding is inclusief alle support buiten de sessies om, en alle informatie die je per mail deelt, sla ik zorgvuldig op. Telefonisch gedeelde informatie wordt niet schriftelijk vastgelegd. Je gegevens worden tevens verwerkt om je anderszins te informeren over mijn bedrijfsactiviteiten.

Wat gebeurt er niet met je gegevens?

Je gegevens worden niet verkocht aan anderen. Ze worden ook niet gebruikt om uitgebreide bezoekersprofielen samen te stellen, noch voor besluitvorming op basis van geautomatiseerde verwerkingen (dat wil zeggen, door computerprogramma’s of -systemen zonder tussenkomst van een mens).

Worden je gegevens met derden gedeeld?

Ja, uitsluitend als dat noodzakelijk is vanwege een wettelijke verplichting of een gerechtvaardigd belang zoals redelijke bedrijfsuitoefening:

• Boekhouder en belastingadviseur, vanwege inzage in facturen met adresgegevens
• Werkgever in de facturering van de kosten van de door jou gevolgde coaching, assessment center onderzoek of training. Daarbij worden naam en datum vermeld.
• Testuitgevers (onder andere SHL en Testlokaal) en LinkedIn. Tevoren weet je in geval van testuitgevers welke testuitgevers dit zijn, omdat je zelf de vragenlijsten invult via digitaal ter beschikking gestelde inlogcodes.
• Met ‘verwerkers’ zijn verwerkersovereenkomsten gesloten en vertrouwelijkheid van gegevens is gewaarborgd. Mocht je er vragen over hebben dan kun je voorafgaande aan de te maken testen dit navragen bij mij, de werkgever en bij de testuitgever of LinkedIn zelf.
• Er wordt in geval van aanmelding via de werkgever schriftelijk informatie gedeeld met de werkgever in de vorm van een offerte waarin kosten van het traject en doelstelling wordt vermeld. Er wordt inhoudelijk geen informatie gedeeld over hoe je in een coaching of training aan doelen hebt gewerkt. Wel kan achteraf na uitdrukkelijke toestemming van jou en nalezing van het eindverslag een schriftelijke conclusie aan de werkgever worden verstrekt met daarin vermeld de behaalde doelen.
• In geval van een assessment center onderzoek wordt een rapportage met resultaten van het door jou doorlopen onderzoek aan je verstrekt. Er wordt tevens een samenvatting van de resultaten met conclusie en eventueel geschiktheidsadvies en/of ontwikkeladvies opgesteld voor de werkgever, die uitsluitend na lezing en toestemming van jou aan de werkgever wordt gezonden. Mocht je het met zaken niet eens zijn in het verslag dan heb je de mogelijkheid additioneel jouw visie er aan toe te voegen of geen toestemming te geven de samenvatting van het verslag door te sturen naar je werkgever.
• In geval van offerte en/of samenvatting verslag is de werkgever verantwoordelijk voor waarborg van vertrouwelijkheid van gegevens. Ik raad je aan bij de werkgever te informeren waar de informatie wordt bewaard en voor wie de informatie is in te zien.
• In geval dat een bedrijfsarts betrokken is wordt een intakeverslag gemaakt met daarin klachtenvermelding, achterliggende oorzaken en doelstellingen. Dit verslag wordt ter lezing beschikbaar gesteld en je hebt de mogelijkheid tot correctie. Na je toestemming stuur ik de rapportage naar de bedrijfsarts. In een aantal gevallen werken zij met een verlengde arm constructie. Mocht je hier vragen over hebben dan raad ik je aan contact op te nemen met betreffende Arbodienst voor wie de bedrijfsarts werkzaam is.

 

Je gegevens zijn goed beveiligd

Ik neem de bescherming van je gegevens serieus. Mijn computer en telefoon zijn met passende en doelmatige technische maatregelen beveiligd. De opgeslagen schriftelijke informatie in de vorm van observatieverslagen, rapporten en huiswerkopdrachten worden zorgvuldig bewaard in een afgesloten kast en tijdens uitvoeringen houd ik de gegevens onder eigen toezicht.

In de communicatie van vertrouwelijke gegevens als rapportage en dergelijke verstuur ik deze gegevens via Zivver, zodat encrypties niet te lezen zijn voor derden.

Hoe lang blijven je gegevens bewaard?

Niet langer dan nodig is om de doelen te realiseren, waarvoor je gegevens worden verzameld. Concreet: de gegevens van bestaande cliënten worden niet langer bewaard dan twee jaar na afloop van de laatstgenoten begeleidingssessie of assessment center onderzoeken.

De gegevens bij de testuitgever worden door hen bewaard conform de afspraken die zij daarover in hun voorwaarden hebben staan. De gegevens van potentiële cliënten worden niet langer dan een jaar bewaard indien er geen overeenkomst tot stand komt.

Er is een uitzondering: net zoals elke ondernemer ben ik wettelijk verplicht mijn administratie, inclusief facturen met adresgegevens, zeven jaar te bewaren.

Klopt er iets niet, wil je je gegevens inkijken of laten verwijderen?

Neem contact op en ik maak het voor je in orde, uiterlijk binnen twee werkdagen. Mocht je er aanleiding toe zien, dan kun je bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens en/of een klacht indienen bij de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens.

 

Verantwoordelijk psycholoog

Als contactpersoon van IKO treedt op mevrouw drs. Inge Koevoets, registerpsycholoog A&O/NIP. De verantwoordelijk psycholoog handelt conform de gedragscode van het Nederlands Instituut voor Psychologen.

In geval van een assessment center onderzoek en/of training wordt er gebruikgemaakt van de inzet van rollenspelers. Zij krijgen voorafgaande aan het onderzoek of de training de benodigde en relevante informatie over de uit te voeren opdracht, vraagstelling en persoonsgegevens in de vorm van de naam, functie en organisatie waar degene werkzaam is.