Eisenhouwer matrix
Ook wel de Prioriteitenmatrix genoemd. Dit is voor IKO advies hét instrument om individuen en teams te helpen bij timemanagement.
Ik heb twee soorten problemen: Dringende en belangrijke
Het citaat van Dwight
De methode is genoemd naar de Amerikaanse president Dwight D. Eisenhower, hoewel nooit is aangetoond dat hij die methode zelf toepaste. Ze verwijst naar een aan hem toegeschreven citaat:
- “I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.”
- (“Ik heb twee soorten problemen: dringende en belangrijke. De dringende zijn niet belangrijk en de belangrijke nooit dringend”).
Hoe werkt de Eisenhower-matrix?
De matrix bestaat uit vier kwadranten, waarin taken worden ingedeeld op basis van twee criteria:
- Urgentie: Moet de taak nu of snel worden uitgevoerd?
- Belang: Draagt de taak bij aan je lange-termijn doelen of waarden?
De tijd van je leven
Meer werk doen in minder uren, meer tijd voor familie, sport, hobbys en daarbij een ontspannen levensgevoel hebben: wie wil dat niet? In onze huidige maatschappij zijn dit zeker grote uitdagingen om deze balans te krijgen en behouden. Maar tussen droom en daad staat een klok en die geeft je maar 24 uur per dag. Daar moet je het dan mee doen. Veel mensen ervaren die tijdsdruk als vervelend: het gevoel dat in een etmaal altijd te weinig tijd zit om alles te realiseren wat ze moeten of willen. Herken je dat? Aan die tijdsdruk kun je wat doen. Vat krijgen op de tijd betekent vooral vat krijgen op jezelf: op je wensen, je gedrag en je ideeën. En dat vraagt meer dan een paar simpele tips om tijd te besparen. De essentie van timemanagement is kiezen, jezelf organiseren en je omgeving beïnvloeden. En dat allemaal op een manier die bij je past. Vanuit de verder op genoemde tools (JD resource model, Huis van werkvermogen en het WEB model), waardengedreven reflectie van ACT en ook de Eisenhowermatrix geven je inzicht en helpen je persoonlijke keuzes te maken en beter om te gaan met het meest kostbare dat je bezit: de tijd van je leven.
Open blik
De Eisenhower matrix bestaat uit vier kwadranten op de assen Urgent en Belangrijk.
Door een overweging te maken of een taak of opdracht binnen één van deze kwadranten thuishoort, is het gemakkelijker om prioriteiten te stellen, taken over te dragen of te delegeren aan een ander of het in een planning op te nemen. Op het eerste gezicht lijkt het dat de meeste taken direct moeten worden uitgevoerd, maar door goed naar de indeling van de kwadranten te kijken, komt men erachter dat niets minder waar is. De Eisenhower matrix helpt om onderscheid te maken tussen taken die direct moeten worden uitgevoerd en taken die ook op een later tijdstip aan bod kunnen komen, door anderen uitgevoerd dienen te worden of eventueel zelfs helemaal niet uitgevoerd te hoeven worden. Vervolgens wordt gekeken naar de persoonlijke effectiviteit in de uitvoer van de taken en waar en hoe dit, als nodig, te kunnen verbeteren. In reflectiegesprekken wordt hier uitgebreid op ingegaan en wordt tevens gekeken naar je achterliggende waarden, commitment te vergroten naar jezelf door het verminderen van je beperkende gedachten. En tevens wordt in praktische zin ook gekeken naar wijze van agendavoering (werken met kleuren / pauzemomenten / reflectietijd et cetera).
Uitleg per kwadrant:
Doen (Belangrijk & Urgent)
- Taken die direct aandacht nodig hebben, zoals deadlines, crises of acute problemen.
- Voorbeeld: Een belangrijke klant bellen die vandaag een antwoord verwacht.
Plannen (Belangrijk, maar niet urgent)
- Taken die bijdragen aan je lange-termijn doelen, maar geen directe deadline hebben.
- Voorbeeld: Strategische planning, persoonlijke ontwikkeling, of het opbouwen van relaties.
- Tip: Plan tijd in je agenda voor deze taken, anders worden ze nooit gedaan.
Delegeren (Niet belangrijk, maar urgent)
- Taken die wel snel moeten gebeuren, maar niet per se door jou hoeven te worden gedaan.
- Voorbeeld: Routinematige administratie of het beantwoorden van bepaalde e-mails.
- Tip: Leer taken loslaten en vertrouw op anderen.
Elimineren (Niet belangrijk & niet urgent)
- Taken die geen waarde toevoegen aan je doelen of verantwoordelijkheden.
- Voorbeeld: Onnodige vergaderingen, tijdverspillende activiteiten, of taken die uit gewoonte worden gedaan.
- Tip: Leer “nee” zeggen en focus op wat echt belangrijk is.
